Manual – Swedish

Boka videomöten med hjälp av Mividas Meeting Portal

Mividas Meeting Portal är vår produkt för bokning av olika typer av videomöten direkt från slutanvändarens webbläsare. Antingen via dator, surfplatta eller mobiltelefon. I denna manual så går vi igenom de nödvändiga stegen för att boka ett enkelt videomöte.

Vilka olika typer av videomöten som finns tillgängliga att boka via mötesportalen beror på vad som har aktiverats utifrån organisationens behov.

Logga in

Första steget är helt enkelt att logga in i mötesportalen. Du gör detta genom att ange urlen till mötesportalen i din webbläsare som leder till inloggningsdialogen nedan.

Här anger du ditt användarnamn och lösenord och klickar på ”Logga in” för att komma vidare. Mötesportalen har också stöd för SSO (single sign on) vilket istället kommer att användas ifall aktiverat.

Dashboard

Efter att du har loggat in så är det mötesportalens dashboarden du först möts av. Här är det enkelt att boka olika typer av videomöten och att få en översikt över både dina pågående och tidigare videomöten.

1. Bokning – Boka videomöten eller testa ett videomöte på din enhet.
2. Tidigare videomöten – Längst ner hittar du en lista på alla dina tidigare videomöten.
3. Navigation – Navigera i portalen högst upp till höger där du också hittar supportinformation.
4. Pågående videomöten – Om du har några pågående videomöten så kommer dessa att listas här högst upp i det högra sidofältet.
5. Bokade videomöten – Se alla dina bokade videomöten som också är markerade i din kalender.

Boka ett videomöte

Direkt på mötesportalens dashboard ser du en översikt av alla bokningsbara mötestyper. Dessa kan skilja sig beroende på vad som har aktiverats utifrån din organisations behov.

Val av mötestyp – För att boka ett nytt videomöte väljer du mötestyp och klickar på ”Boka”. I detta exempel väljer vi att boka ett vanligt videmöte.

Bokningsdialog steg 1

Efter att du har klickat på ”Boka” så öppnas bokningsdialogen där första steget är att fylla i grundläggande information om ditt kommande videomöte.

1. Rubrik – Ange mötets titel som sen kommer att användas i mötesinbjudan till deltagare.
2. Datum och tid – Ange datum för ditt möte samt vilken tid mötet börjar och slutar.
3. Skärmlayout – Ange vilken layout som ska gälla för alla deltagare som ansluter till ditt möte.
4. PIN-kod – Möjlighet att skydda ditt möte med en 4-siffrig PIN-kod som måste anges innan deltagaren kan ansluta till mötet.
5. Gå vidare – När du är nöjd med alla inställningar klickar du på ”Gå vidare” för att komma till nästa steg.

Bokningsdialog steg 2

Nästa steg i bokningsprocessen är att bjuda in deltagare till ditt möte. Här får du också se det inbjudningsmeddelande som kommer att användas. Detta steg går att hoppa över ifall du vill bjuda in deltagare vid senare tillfälle.

1. E-postadresser – Ange e-postadress till de deltagare som du vill bjuda in till ditt videomöte.
2. Rubrik – Ange rubrik på din inbjudan som kommer visa sig i deltagarens inkorg.
3. Meddelande – Här visas ett automatiskt inbjudningsmeddelande som du kan anpassa som du önskar.
4. Bjud in – Klicka här för att bjuda in de deltagare du angivit e-postadress till.
5. Hoppa över – Du kan också hoppa över detta steg ifall du vill bjuda in deltagare vid senare tillfälle.

Bokningsdialog steg 3

I sista steget för din bokning så har du möjlighet att lägga till videokonferenssystem som automatiskt ska ringas upp i samband med att ditt möte startar. Du kan hoppa över detta steg ifall du inte behöver automatisk uppringning eller vill välja till adresser vid senare tillfälle.

1. Tabbar – Välj att lägga till adresser manuellt eller från din sparade historik.
2. Ange adresser – Ange adress till de olika videokonferenssystem som du vill ska automatiskt ringas upp i samband med att ditt möte startar.
3. Lägg till – Klicka här för att lägga till de adresser som du har angivit till videokonferenssystem.
4. Hoppa över – Detta steg är frivilligt och kan hoppas över ifall du vill bjuda in videokonferenssystem vid ett senare tillfälle.

Bokning klar!

När stegen för bokningen är avklarade så har ditt virtuella mötesrum skapats och du omdirigeras till en översikt över ditt bokade videomöte. Här kan du själv hantera mötet, till exempel lägga till deltagare eller skicka instruktioner om hur deltagare går med i mötet. Det går också att avboka mötet.

1. Tabbar – Här navigerar du innehållet på ditt möte. Vilka val som finns beror på den mötestyp som valdes när videomötet skapades. I detta exempel med ett enkelt videomöte så kan du navigera mellan dessa alternativ:
   • Anslutning – Visar videomötets anslutningsinformation.
   • Deltagare – Här får du en lista på redan inbjudna mötesdeltagare och har möjlighet att bjuda in ytterligare deltagare.
   • Instruktioner – Här visas mötesinstruktioner för att delta i videomötet.
2. Anslutning – Här visas information om ditt videomöte, både metoder för att ansluta till ditt videomöte samt länk för att lägga till mötet i din kalender.
3. Anslut med webbläsare – Här är en genväg för att snabbt ansluta till ditt videomöte via din webbläsare.
4. Layout – Ändra vilken typ av layout som ska visas för deltagare som ansluter till videomötet. Detta gäller inte deltagare som ansluter via webb-klient.
5. Automatisk uppringning – Ifall du har lagt till videokonferenssystem för automatisk uppringning så listas dessa här. Du har också möjlighet att lägga till fler videokonferenssystem genom att klicka på pluset.
6. Boka om / avboka – Här har du möjlighet att boka om ditt videomöte och kan även avboka ditt videomöte.